○文書編さん保存規程
昭和44年11月25日
規程第2号
(趣旨)
第1条 公文書は、この規程の定めるところにより整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用しうるようにしなければならない。
(保存期間)
第2条 文書の保存期間は、次の4種にわける。
第1種 永年保存 永久の保存する必要のある重要な文書
第2種 10年保存 第1種以外の重要な文書
第3種 5年保存 1年保存で廃棄するのを適当としない文書
第4種 1年保存 第1種から第3種まで以外の軽易な文書
2 文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日から起算する。
(完結文書の編さん及び製本)
第3条 文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。
(2) 保存分類表に例示のない文書については、類似の文書の分類によること。
(3) 編さんは、年度及び暦年により区分し、様式第3号の保存文書索引簿を調整すること。
(文書の廃棄)
第4条 保存の年限を経過し保存の必要のなくなった文書は、文書保存責任者(主管課長)が確認し、町長の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。
(索引簿の整理)
第5条 文書を廃棄したときは、保存文書索引簿を整理しなければならない。
附 則
この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成14年4月24日規程第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第3条関係)
保存分類表
種別 類別 | 第1種(永年保存) | 第2種(10年保存) | 第3種(5年保存) | 第4種(1年保存) |
第1類 庶務 第1節 町の区域 第2節 町史編さん 第3節 表彰 第4節 議会 第5節 争訟 第6節 例規 第7節 監査及び検査 第8節 雑件 | ○町の区域、名称、事務所の位置等重要書類 ○大字の区域、名所等重要書類 ○町史資料関係重要書類 ○町議会招集書類 ○町議会議決報告書類 ○町議会会議録 ○委員会関係重要書類 ○条例、規則、告示、訓令、達、指令及び許認可原議及び関係書類 ○監査及び検査関係重要書類 ○事務引継書類 ○公印関係重要書類 ○公文廃棄処分関係書類 ○重要な公務所からの諸令達 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○寄附関係書類 ○その他重要書類 | ○検査関係書類 ○重要でない公務所からの諸令達 ○文書収受発議簿類 ○金券収受発送簿類 ○諸証明書類 | ○各種送付簿 ○各種日誌 ○各種日月計簿 ○各種事務報告書 ○その他軽易な書類 |
第2類 人事 第1節 人事 第2節 給与 第3節 厚生 第4節 雑件 | ○進退原議 ○職員履歴書 ○職員名簿 ○退職死亡者履歴書 ○懲戒関係書類 ○その他永久保存を要する書類 | ○辞令通知簿 ○職員共済組合及び恩給組合関係書類 ○結核性疾患休養者関係書類 ○昇格昇給関係書類 ○その他重要書類 | ○職員保証書 ○職員給与関係書類 ○被服貸与関係書類 ○職員研修関係書類 ○出勤簿 ○出張命令簿 ○時間外勤務命令簿 | ○休暇簿 ○請願、届、伺書類 ○その他軽易な書類 |
第3類 町政 第1節 統計調査 第2節 外人登録 第3節 雑件 | ○重要な統計調査資料関係書類 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○町政調査関係書類 ○外人登録関係書類 ○その他重要書類 | ○各種統計調査資料 ○世帯人口現況報告書 ○異動人口報告書 | ○事務報告書類 ○その他軽易な書類 |
第4類 財務 第1節 予算 第2節 決算 第3節 公課金 第4節 支出書類 第5節 担保及び保障金 第6節 契約 第7節 物品 第8節 雑件 | ○町有財産及び営造物関係重要書類 ○予算決算関係重要書類 ○登記関係重要書類 ○契約関係重要書類 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○財務規則に定める歳入歳出関係簿冊 ○金銭出納関係重要書類 ○物品関係出納簿 ○担保保障金関係重要書類 ○物品購入契約に関する重要書類 ○その他重要書類 | ○財政公表関係書類 ○予算令達流用関係書類 ○予算決算資料 ○物品購入払下関係書類 | ○各種購入歳入歳出月計簿 ○経理関係各種日計簿 ○物品受渡書 ○各種伝票、切符類 ○その他軽易な書類 |
第5類 税及び税外収入 第1節 町税 第2節 税外収入 第3節 滞納処分 第4節 雑件 | ○永久保存を要する重要書類 | ○諸税徴収簿 ○町税関係台帳及び調査簿 ○各種還付金原簿及び整理簿 ○滞納関係諸帳簿 ○徴収受託及び嘱託関係書類及び帳簿 ○その他重要書類 | ○各種申告、申請書及び関係書類 ○特別徴収関係諸届及び報告書 ○滞納処分関係書類 ○欠損及び減額関係書類 ○徴税令書督促状公示送達関係書類 ○課税延滞金免除決裁簿 ○使用料及び手数料関係書類 ○納税貯蓄組合関係書類 | ○臨時運行許可関係書類 ○軽自動車税関係諸届書類 ○その他軽易な書類 |
第6類 戸籍 第1節 戸籍 第2節 住民基本台帳 第3節 諸証明 第4節 埋火葬許可 第5節 雑件 | ○民刑関係諸通知書 ○復権関係通知書 ○恩赦関係通知書 ○破算関係書類 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○埋火葬許可関係書類 ○印鑑事務関係書類 ○住民基本台帳関係書類 ○その他重要書類 | ○埋火葬関係諸報告書 ○諸証明関係書類 | ○戸籍、住民基本台帳諸届書類 ○身元調査関係書類 ○人口動態統計表 ○埋火葬統計表 ○戸籍、住民基本台帳事務統計表 ○その他軽易な書類 |
第7類 民生 第1節 民生事業 第2節 厚生福利 第3節 災害救助 第4節 社会福祉事業団体 第5節 国民健康保険 第6節 国民年金 第7節 雑件 | ○援護関係重要書類 ○恩給関係重要書類 ○行旅病人死亡人取扱関係重要書類 ○災害救助関係書類 ○社会事業団体関係重要書類 ○国民健康保険関係重要書類 ○国民年金関係重要書類 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○民生委員推薦会関係重要書類 ○遺族国庫債券受付交付関係書類及び台帳 ○保育所関係書類 ○その他重要書類 | ○民生委員推薦会関係重要書類 ○死体遺骨身柄引渡関係書類 ○行旅死亡人繰替金収入関係書類 ○公営住宅関係書類 | ○その他軽易な書類 |
第8類 経済 第1節 産業 第2節 配給 第3節 雑件 | ○その他永久保存を要する書類 | ○その他重要書類 | ○各種配給関係書類 ○各種配給台帳 ○各種登録関係書類 ○主要食糧保有関係書類 ○商工調査関係書類 | ○各種配給受払原簿 ○通帳受払交付簿 ○その他軽易な書類 |
第9類 土木 第1節 道路溝渠 第2節 雑件 | ○道路及び公共溝渠の認定廃止関係書類 ○道路橋りょう台帳 ○道路占用及び公有土地水面占用関係重要書類 ○水防関係重要書類 ○その他永久保存を要する重要書類 | ○工事関係書類 ○その他重要書類 | ○占用及び使用許可関係書類 | ○その他軽易な書類 |
様式 略